Peran dan Fungsi Public Relation

Public Relations

Perkembangan profesionalisme Public Relations yang berkaitan dengan pengembangan peranan Public Relations, baik sebagai praktisi maupun profesional dalam suatu organisasi atau perusahaan menurut Dozier dalam Ruslan (2006:20-21) merupakan salah satu kunci untuk memahami fungsi Public Relations dan komunikasi organisasi. Selain itu, hal tersebut juga merupakan kunci untuk pengembangan peranan praktisi Public Relations (pejabat Humas) dan pencapaian profesionalisme dalam Public Relations

 

Peran Public Relation

1.    Penasehat Ahli ( Expert Prescriber ).
Seorang praktisi Public Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (Communicator Fasilitator ).

Contoh :

Kasus

Sebagaimana yang diberitakan oleh media masssa, hingga saat ini masih sering terjadi kecelakaan di perlintasan kereta api, antara pemakai jalan raya dengan kereta api.

      

Tugas

Berdasarkan konsep/teori Cutlip & Center di atas, tindakan apa yang harus diambil oleh Praktisi PR/Kepala Humas PT.Kereta Api Indonesia apabila terjadi kecelakaan di perlintasan kereta api?

Penyelesaian Kasus         

Berdasarkan permasalahan diatas, Praktisi PR/Kepala Humas PT.KAI sangat berperan penting dalam menjaga dan mempertahankan pengertian timbal balik yang dapat membangun citra baik PT.KAI agar senantiasa dipercaya sebagai salah satu perusahaan di bidang jasa transportasi darat yang terpercaya dan bisa diandalkan oleh masyarakat.

Kecelakaan yang sering terjadi diperlintasan kereta api antara pemakai jalan raya dengan kereta api sedikit banyak pasti akan menimbulkan masalah yang dapat mengganggu kelangsungan kegiatan PT.KAI, baik secara intern dan ekstern perusahaan.

Berikut adalah masalah-masalah yang memiliki peluang besar akan timbul, yaitu:

1.  Munculnya berita kurang baik dan menyudutkan PT.KAI yang diberitakan di media massa.

2.    Munculnya opini negatif masyarakat sehingga citra PT. KAI dianggap kurang baik.

3. Munculnya pihak-pihak yang saling menyalahkan akibat kecelakaan KA dengan   pengguna jalan raya baik dari pihak PT.KAI dengan masyarakat ataupun dari sesama civitas PT.KAI.

4. Hilangnya kepercayaan antara sesama civitas PT.KAI sehingga keadaan dalam perusahaan tidak harmonis.

5.  Hilannya kepercayaan masyarakat terhadap PT.KAI sehingga perusahaan dapat merugi karena pendapatannya menurun.

Masalah-masalah diatas muncul karena beberapa sebab, berikut adalah penyebab terjadinya masalah yang berpeluang besar akan timbul ketika terjadi kecelakaan kereta api dengan pengguna jalan raya, yaitu:

1.  Tidak ada komunikasi yang baik antara pihak praktisi PR/Kepala humas PT.KAI dengan masyarakat yang menggunakan jalan raya akibat kecelakaan di perlintasan kereta api, sehingga menimbulkan rumor atau berita yang kurang baik di media massa yang dapat menurunkan bahkan menghancurkan citra perusahaan.

2.  Perusahaan tidak mengasuransikan aset tetap terhadap resiko kecelakaan, kebakaran, dan jenis kerugian lainnya, kendala teknis berupa gangguan komunikasi dan sistem persinyalan, kurangnya pengendalian perawatan dan keselamatan kereta api. Sehingga, akan timbul salah menyalahkan antara pihak-pihak yang terlibat dan hilangnya kepercayaan masyarakat terhadap PT.KAI ataupun sesama civitas PT.KAI yang menimbulkan ketidakharmonisan dalam perusahaan dan juga perusahaan dengan publiknya.

3. Minimnya budaya toleransi keselamatan sesama pengguna jalan dan minimnya solialisasi tentang rambu-rambu di area perlintasan kereta api.

             2. Fasilitator Komunikasi ( Communication Fasilitator ).
Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya

Contoh :

Terjadi konflik internal perusahaan demo yang terjadi di halaman gedung Telkom Divre IV pada 1 Maret 2010. Penyebab utama munculnya demo ini karena karyawan merasa keberatan dengan kebijakan penurunan gaji yang dilakukan oleh perusahaan pada 48 karyawan yang terkena penurunan jabatan, sebagai akibat transformasi jabatan yang dilakukan perusahaan pada 1 Februari 2010. Peranan PR dirasa sangat baik dalam usahanya menjadi fasilitator komunikasi antara manajemen dengan karyawan. Hal ini terlihat dalam komunikasi yang dilakukan saat berdialog dengan karyawan dan juga saat Public Relations menyampaikan segala keluh kesah serta tuntutan karyawan pada manajemen. Jadi disini PR berwenang untuk mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya, mencari tahu penyebab konflik, menjadi mediator antara manajemen dengan karyawan serta membantu memberikan solusi pada manajemen untuk mengatasi konflik yang terjadi. Akhirnya pihak manajemen mengeluarkan keputusan untuk mengembalikan gaji 48 karyawannya seperti sedia kala, namun dengan syarat perusahaan tidak memberikan potongan gaji karyawan di bulan-bulan sebelumnya.

3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah ( Problem Solving Process Fasilitator ).
   Peranan praktisi Public Relations dalam pemecahan masalah persoalan Public Relations ini merupakan bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat ( adviser ) hingga mengambil rindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.

Contoh :

Kasus yang pernah dialami oleh perusahaan Johnson & Johnson’s, yang bermula pada meninggalnya delapan orang penduduk Chicago – AS padatahun 1982, dan disusul dengan kejadian serupa pada tahun 1986 yangmenewaskan satu orang secara misterius, dimana hasil otopsi yang dilakukan oleh tim forensik menunjukkan bahwa kesemua orang tersebut meninggal diakibatkan oleh racun “sianida”, yang dimasukkan secara sengaja oleh orang yang tidak bertanggung jawab ke dalam kapsul obatmerek Tylenol yang notabene diproduksi oleh Johnson & Johnson’s. Belakangan diketahui bahwa orang yang memasukan racun sianida tersebut adalah mantan karyawan perusahaan yang sakit hati karena diPHK. Berita tewasnya penduduk Chicago itu tersebar cepat melalui media massa sehingga mengakibatkan kepanikan di tengah masyarakat, khususnya kalangan stakeholder seperti: pihak rumah sakit, dokter,pasien, maupun apoteker. Di sisi lain, dalam bursa saham, harga saham Johnson & Johnson’s turun hingga 15% dalam periode 30 hari setelah berita tersebut tersebar di media massa, namun untungnya harga saham kembali menguat selang 60 hari pasca upaya penyelesaian krisis dengan upaya penanganan langkah yang tepat, yang dilakukan oleh pihak management.

Management perusahaan Johnson & Johnson’s bersama dengandepartemen public relationsnya melakukan serangkaian upaya berbasisdua hal, yaitu:

Tindakan dan komunikasi sebagai upaya respon cepatperusahaan terkait masalah yang mereka hadapi saat itu, antara lain:

1. Memberikan peringatan dan mempublikasikan kepada masyarakat luas melalui media massa untuk ”menghentikan” mengkonsumsi kapsul merek Tylenol hingga diketahui secara pasti di wilayah pemasaran mana saja terdapat penyebaran kapsul beracun itu terjadi (walaupun akhirnya diketahui wilayah penyebaran kapsul beracun tersebut hanya terjadi di Chicago saja).

2. Menghentikan kegiatan produksi kapsul Tylenol, dan menghentikan pula iklan produk obat tersebut di media massa.

3.  Menjalin hubungan atau melakukan kontak dengan aparat keamanan,serta badan POM (pengawas obat dan makanan).

4.    Menarik seluruh kapsul Tylenol dari peredaran tanpa terkecuali, diseluruh AS dan di 14 negara bagian lainnya, untuk kemudiandilakukan pemusnahan massal, yaitu sebanyak 31 juta botol denganestimasi nilai lebih dari US$ 100 juta.

5.  Merancang dan memproduksi kemasan kapsul yang baru, dimanatahan terhadap kemudah untuk ditembus oleh orangyang tidak bertanggung jawab.

6.     Mengembalikan kapsul Tylenol kemasan baru ke pasaran.

7.    Melakukan upaya promosi kembali yang lebih intensif, gunameyakinkan konsumen atas keamanan, keselamatan, dari kemasan baru yang kini jauh lebih baik.Setelah melihat ketujuh poin hal – hal yang dilakukan perusahaanJohnson & Johnson’s diatas, kini kita dapat membagi menjadi dua hal,yaitu hal yang merupakan tindakan dan hal – hal yang merupakan komunikasi.

4. Teknisi Komunikasi ( Communication Technician ).
   Peranan communications technician ini menjadikan praktisi Public Relations sebagai journalist in recident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan of communication in organization.

Contoh :

S diarahkan untuk berperan menulis, menulis news letter, menulis in house journal, menulis news release, menulis feature, dll. Biasanya praktisi dalam peran ini tidak hadir pada saat manajemen menemui kesulitan. Mereka tidak dilibatkan dalam manajemen sebagai pengambil keputusan. Peran mereka lebih ke arah penulisan tools dan mengimplementasikan program. Biasanya PR sebagai Teknisi Komunikasi seperti Resepsionis, MC, atau mengkliping berita-berita.

Fungsi Public Relations

a. Menjadi salah satu pendukung bauran pemasaran
b. Menciptakan citra atau reputasi yang baik dimata public
c. Menumbuhkan hubungan hingga kerja sama antara perusahaan dengan pihak internal maupun eksternal
d. Mampu memberikan motivasi dan meningkatkan partisipasi public
e. Dapat sebagai salah satu penunjang manajemen demi mencapai tujuan yang diinginkan
f. Pendorong untuk membangun sumber daya manusia yang professional
g. Menetralkan isu – isu yang anda dan mampu menciptakan komunikasi yag harmonis didalam organisasi atau perusahaan itu sendiri.

Sumber

http://www.irmanfsp.com/2015/08/peren-dan-fungsi-public-relation.html

https://komunitaspr.wordpress.com/konsep-pr/

http://fgreisye.blogspot.com/2012/09/pr-contoh-studi-kasus-dalam-teori.html

http://publicrelationspnm.blogspot.com/2016/06/studi-kasus-pt-kereta-api-indonesia_92.html

https://www.carajadikaya.com/fungsi-public-relation/